A regulated, paper-heavy process — turned into one digital flowUn proces reglementat, plin de hârtie — transformat într-un singur flux digital
The official quality logbook for gas-pipeline works — the "Cartea Lucrării" — means hundreds of standardized reports filled in by hand, printed, signed and archived. We turned it into an end-to-end digital flow: a web form generates each standardized report, tracks its signed scan, and assembles the final hand-over dossier in one click. An internal operations tool, in daily use at a gas-distribution and installation company. Built by Arverion. Cartea Lucrării — logbook-ul oficial de calitate pentru lucrări de gaze naturale — înseamnă sute de procese-verbale tipizate completate de mână, tipărite, semnate și arhivate. Am transformat-o într-un flux digital cap-coadă: un formular web generează fiecare proces-verbal tipizat, îi urmărește scanarea semnată și asamblează dosarul final predabil cu un click. Un instrument intern de operațiuni, în uz zilnic la un operator din domeniul gazelor naturale. Construit de Arverion.
The same headers, retyped hundreds of timesAceleași capete de tabel, rescrise de sute de ori
The quality documentation for a gas-pipeline project means hundreds of standardized process reports — hidden-works records, quality acceptances, decisive-phase checks, pressure tests, setting-out, hand-overs. Each one was filled in by hand in Word, printed, signed on site, scanned and archived: the same headers retyped dozens of times, with a real risk of inconsistency or a missing document at hand-over.
At the end, everything has to be assembled into a single chronological dossier, ordered by the structure of the works and delivered to the beneficiary. The process lived on paper and scattered Word and Excel files — slow, error-prone, and painful to audit.
Documentația de calitate a unei lucrări de gaze naturale înseamnă sute de procese-verbale tipizate — lucrări ascunse, recepții calitative, faze determinante, probe de presiune, trasare, recepții. Fiecare se completa de mână în Word, se tipărea, se semna pe șantier, se scana și se arhiva: același cap de tabel rescris de zeci de ori, cu risc real de inconsistență sau de document lipsă la predare.
La final, totul trebuie asamblat într-un dosar unic, cronologic, ordonat după structura lucrării și predat beneficiarului. Procesul trăia pe hârtie și fișiere Word/Excel răzlețe — lent, cu erori și greu de auditat.
Enter it once; the dossier produces itselfCompletezi o dată; dosarul se produce singur
We modeled the structure of the works as a tree — chapters, sub-chapters, activities — with reusable templates that spin up the full hierarchy and its document requirements for a new work type in one step. From there, a field lead picks a work node and fills a web form pre-populated from the project; the matching standardized report comes out instantly, with a live preview as they type.
Every document carries a visible state — to generate, generated, signed-scan uploaded — so what is missing is obvious before hand-over. When the works are done, the whole "Cartea Lucrării" assembles itself into one paginated PDF dossier, alongside a chronological Excel register. No retyping, full traceability.
Am modelat structura lucrării ca un arbore — capitole, subcapitole, activități — cu șabloane reutilizabile care generează instant întreaga ierarhie și cerințele de documente pentru un tip de lucrare nou. De acolo, responsabilul de șantier alege un nod de lucrare și completează un formular web pre-populat din proiect; procesul-verbal tipizat corespunzător iese instant, cu previzualizare live în timp ce completează.
Fiecare document are o stare vizibilă — de generat, generat, scanat semnat — așa că se vede imediat ce lipsește înainte de predare. Când lucrările sunt gata, întreaga „Carte a Lucrării" se asamblează singură într-un dosar PDF paginat, alături de un registru Excel cronologic. Fără re-tastare, cu trasabilitate completă.
The quality logbook, end to endCartea Lucrării, cap-coadă
Form-driven report generationProcese-verbale din formular
A field lead picks a work node and fills a web form pre-populated from the project — the standardized report comes out instantly, with no header retyping. The platform covers the full catalogue of report types, roughly fifty-nine templates.
Responsabilul alege un nod de lucrare și completează un formular pre-populat din proiect — procesul-verbal tipizat iese instant, fără rescrierea capetelor de tabel. Platforma acoperă întregul catalog de procese-verbale, în jur de cincizeci și nouă de șabloane.
DOCX → PDF, diacritics intactDOCX → PDF, cu diacritice corecte
Each report is filled into a DOCX template and converted to print-ready PDF, so the output matches the official forms exactly — correct Romanian diacritics and all.
Fiecare document se completează într-un șablon DOCX și se convertește în PDF gata de tipărit, astfel încât rezultatul respectă exact formularele oficiale — cu diacritice românești corecte.
Signed-scan trackingUrmărirea scanurilor semnate
Every document carries a visible state — to generate, generated, signed-scan uploaded — plus a per-owner checklist and a revision history. What is still missing is obvious long before hand-over.
Fiecare document are o stare vizibilă — de generat, generat, scanat semnat — plus un checklist per responsabil și istoric de revizii. Ce lipsește încă se vede clar, cu mult înainte de predare.
One-click final dossierDosar final cu un click
The whole "Cartea Lucrării" assembles itself into a single paginated PDF — chapter covers, signed scans, annexes and authorizations, with a table of contents — generated in one click.
Întreaga „Carte a Lucrării" se asamblează singură într-un PDF unic paginat — coperți pe capitole, scanuri semnate, anexe și autorizații, cu cuprins — generat cu un click.
Chronological Excel registerRegistru Excel cronologic
Alongside the PDF dossier, the platform produces a chronological register of every document as an Excel file — the index auditors and the beneficiary expect, built automatically from the same data.
Pe lângă dosarul PDF, platforma produce un registru cronologic al tuturor documentelor ca fișier Excel — indexul pe care îl așteaptă auditorii și beneficiarul, construit automat din aceleași date.
Roles that mirror the siteRoluri care oglindesc șantierul
A role model that matches the site organization: admin, project lead with rights that cascade down the sub-tree, and sub-section owner — plus integration of subcontractor logbooks into the final dossier, and a company library of authorizations with expiry alerts.
Un model de roluri care corespunde organizării de șantier: admin, șef de proiect cu drepturi cascadate pe sub-arbore și responsabil pe sub-secțiune — plus integrarea cărților subcontractorilor în dosarul final și o bibliotecă de autorizații cu alerte de expirare.
An internal app — screens coming from a demoO aplicație internă — capturi dintr-o demonstrație
This is an internal operations tool, not a public product, and the client is confidential. Everything on this page is described qualitatively, without naming the company or exposing any real project data. This case study is text-only for now: because the app handles real, named documents and signatures, any screenshots will be produced on an anonymized demo instance with fictional data.
Este un instrument intern de operațiuni, nu un produs public, iar clientul este confidențial. Tot ce apare pe această pagină este descris calitativ, fără a numi compania și fără a expune date reale de proiect. Studiul de caz este deocamdată text: pentru că aplicația gestionează documente și semnături reale, nominale, orice captură va fi făcută pe o instanță demo anonimizată, cu date fictive.
Have a regulated process buried in paper?Ai un proces reglementat îngropat în hârtie?
If your team retypes the same forms and hand-assembles dossiers by hand, we can turn that into one digital flow that produces the deliverable automatically — with full traceability and zero retyping.Dacă echipa ta rescrie aceleași formulare și asamblează dosarele de mână, putem transforma asta într-un flux digital care produce livrabilul automat — cu trasabilitate completă și fără re-tastare.